Tips Mengelola Email Biar Gak Kewalahan

Daftar Isi

 

1. Bersihkan Inbox Secara Rutin

Salah satu tips pertama untuk mengelola email secara efektif adalah dengan membersihkan inbox secara rutin. Ini mungkin terdengar sederhana, tetapi langkah ini sangat penting untuk menjaga inbox Anda tetap teratur dan mudah diakses.

Berikut adalah beberapa tips untuk membersihkan inbox Anda:

• Hapus email yang tidak perlu: Hapus semua email yang tidak perlu lagi, seperti email promosi yang tidak Anda baca atau email yang sudah dijawab.
• Arsipkan email penting: Arsipkan email penting yang ingin Anda simpan untuk referensi di masa mendatang. Anda dapat membuat folder khusus untuk menyimpan email-email ini.
• Gunakan fitur label: Gunakan fitur label untuk menandai email dengan kategori tertentu. Ini akan membantu Anda menemukan email yang Anda butuhkan dengan lebih mudah.
• Gunakan aturan filter: Gunakan aturan filter untuk secara otomatis memindahkan email ke folder yang sesuai. Misalnya, Anda dapat membuat aturan untuk memindahkan semua email dari atasan Anda ke folder “Penting”.

Dengan membersihkan inbox secara rutin, Anda akan dapat menemukan email yang Anda butuhkan dengan lebih mudah dan mengurangi stres.

2. Gunakan Fitur Penundaan

Jika Anda tidak memiliki waktu untuk menangani email tertentu saat ini, Anda dapat menggunakan fitur penundaan untuk menjadwalkan email tersebut untuk ditangani nanti. Fitur ini sangat berguna untuk email yang tidak mendesak tetapi penting.

Berikut adalah cara menggunakan fitur penundaan:

1. Klik tombol “Tunda” pada email yang ingin Anda tunda.
2. Pilih waktu yang Anda inginkan untuk menangani email tersebut.
3. Email akan dihapus dari inbox Anda dan akan muncul kembali pada waktu yang telah Anda jadwalkan.

Dengan menggunakan fitur penundaan, Anda dapat menghindari merasa kewalahan oleh email dan memastikan bahwa Anda hanya fokus pada email yang perlu ditangani saat ini.

3. Gunakan Fitur Prioritas

Jika Anda memiliki banyak email untuk ditangani, Anda dapat menggunakan fitur prioritas untuk menandai email yang paling penting. Fitur ini akan membantu Anda fokus pada email yang paling mendesak terlebih dahulu.

Berikut adalah cara menggunakan fitur prioritas:
Klik tombol “Prioritas” pada email yang ingin Anda prioritaskan.
Email akan ditandai dengan bintang atau label lain yang menunjukkan bahwa email tersebut memiliki prioritas tinggi.

Dengan menggunakan fitur prioritas, Anda dapat memastikan bahwa Anda tidak melewatkan email penting dan dapat menyelesaikan tugas Anda dengan lebih efisien.

4. Gunakan Fitur Pelacakan

Jika Anda mengirim email yang penting, Anda dapat menggunakan fitur pelacakan untuk memastikan bahwa email tersebut telah dibaca oleh penerima. Fitur ini juga dapat membantu Anda mengetahui kapan penerima terakhir kali membuka email Anda.

Berikut adalah cara menggunakan fitur pelacakan:

• Aktifkan fitur pelacakan pada email yang ingin Anda lacak.
• Anda akan dapat melihat kapan penerima membuka email Anda dan berapa kali.

Dengan menggunakan fitur pelacakan, Anda dapat memastikan bahwa email Anda telah diterima dan dibaca oleh penerima.

5. Gunakan Aplikasi Email yang Baik

Aplikasi email yang baik dapat membantu Anda mengelola email dengan lebih efektif. Ada banyak aplikasi email yang tersedia, baik untuk desktop maupun ponsel.

Berikut adalah beberapa tips untuk memilih aplikasi email yang baik:

1. Pilih aplikasi yang mudah digunakan.
2. Pilih aplikasi yang memiliki fitur yang Anda butuhkan.
3. Pilih aplikasi yang aman.

Dengan menggunakan aplikasi email yang baik, Anda dapat mengelola email dengan lebih mudah dan efisien.

6. Gunakan Fitur Pencarian

Jika Anda tidak dapat menemukan email yang Anda cari, Anda dapat menggunakan fitur pencarian untuk menemukannya. Fitur pencarian dapat membantu Anda menemukan email berdasarkan kata kunci, tanggal, pengirim, dan penerima.

Berikut adalah cara menggunakan fitur pencarian:

• Ketik kata kunci yang Anda cari di kotak pencarian.
• Anda dapat menggunakan operator pencarian seperti AND, OR, dan NOT untuk mempersempit pencarian Anda.

Dengan menggunakan fitur pencarian, Anda dapat menemukan email yang Anda butuhkan dengan lebih cepat dan mudah.

7. Gunakan Fitur Sinkronisasi

Jika Anda menggunakan beberapa perangkat, seperti komputer, ponsel, dan tablet, Anda dapat menggunakan fitur sinkronisasi untuk memastikan bahwa email Anda selalu up-to-date di semua perangkat.

Berikut adalah cara menggunakan fitur sinkronisasi:

• Aktifkan fitur sinkronisasi pada aplikasi email Anda.
• Email Anda akan secara otomatis disinkronkan di semua perangkat Anda.

Dengan menggunakan fitur sinkronisasi, Anda dapat mengakses email Anda dari mana saja.

8. Buat Folder yang Tepat

Jika Anda memiliki banyak email, Anda dapat membuat folder untuk mengorganisasi email Anda. Folder dapat membantu Anda menemukan email yang Anda butuhkan dengan lebih mudah.

Berikut adalah beberapa tips untuk membuat folder yang tepat:

• Buat folder berdasarkan topik.
• Buat folder berdasarkan proyek.
• Buat folder berdasarkan pengirim.

Dengan membuat folder yang tepat, Anda dapat mengelola email dengan lebih efektif.

9. Gunakan Fitur Undangan Kalender

Jika Anda menerima undangan kalender melalui email, Anda dapat menggunakan fitur undangan kalender untuk menambahkan acara tersebut ke kalender Anda. Fitur ini dapat membantu Anda melacak acara yang penting.

Berikut adalah cara menggunakan fitur undangan kalender:

1. Klik tombol “Terima” pada undangan kalender.
2. Acara akan secara otomatis ditambahkan ke kalender Anda.

Dengan menggunakan fitur undangan kalender, Anda dapat memastikan bahwa Anda tidak melewatkan acara penting.

10. Gunakan Fitur Spam Filter

Jika Anda menerima banyak email spam, Anda dapat menggunakan fitur spam filter untuk memblokir email spam. Fitur spam filter dapat membantu Anda menjaga inbox Anda tetap bersih dan bebas dari email yang tidak diinginkan.

Berikut adalah cara menggunakan fitur spam filter:

1. Aktifkan fitur spam filter pada aplikasi email Anda.
2. Email spam akan secara otomatis dipindahkan ke folder spam.
3. Dengan menggunakan fitur spam filter, Anda dapat mengurangi jumlah email spam yang Anda terima.

Dengan mengikuti tips-tips di atas, Anda dapat mengelola email dengan lebih efektif dan mengurangi stres.

11. Gunakan Filter dan Label

Salah satu cara efektif untuk mengelola email adalah dengan menggunakan filter dan label. Filter memungkinkan Anda untuk secara otomatis mengarahkan email tertentu ke folder khusus berdasarkan kriteria tertentu. Misalnya, Anda dapat membuat filter untuk mengarahkan semua email dari atasan Anda ke folder “Prioritas Tinggi” atau semua email yang berisi kata “promosi” ke folder “Spam”.

Label, di sisi lain, memungkinkan Anda untuk menandai email dengan tag tertentu. Anda dapat menggunakan label untuk mengkategorikan email berdasarkan proyek, topik, atau status. Misalnya, Anda dapat menggunakan label “Penting”, “Dibalas”, “Ditindaklanjuti”, dan “Selesai” untuk melacak kemajuan pekerjaan Anda.

Dengan menggunakan filter dan label, Anda dapat dengan mudah mengorganisir email Anda dan menemukan email yang Anda butuhkan dengan cepat. Anda juga dapat mengurangi jumlah email yang perlu Anda baca secara manual, sehingga Anda dapat menghemat waktu dan energi.

Berikut adalah beberapa tips untuk menggunakan filter dan label secara efektif:

• Buat filter yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Pikirkan tentang jenis email yang Anda terima dan bagaimana Anda ingin mengorganisasinya.
• Gunakan label untuk mengkategorikan email. Pilih label yang mudah diingat dan relevan dengan topik email.
• Kombinasikan filter dan label. Anda dapat menggunakan filter untuk mengarahkan email ke folder tertentu dan kemudian menggunakan label untuk mengkategorikan email dalam folder tersebut.
• Gunakan filter dan label secara konsisten. Semakin konsisten Anda menggunakan filter dan label, semakin mudah bagi Anda untuk mengelola email Anda.
• Dengan menggunakan filter dan label secara efektif, Anda dapat menghemat waktu, mengurangi stres, dan meningkatkan produktivitas Anda.
• Contoh penggunaan filter dan label:
• Anda dapat membuat filter untuk mengarahkan semua email dari atasan Anda ke folder “Prioritas Tinggi” dan kemudian menggunakan label “Penting” untuk menandai email yang benar-benar penting.
• Anda dapat membuat filter untuk mengarahkan semua email yang berisi kata “promosi” ke folder “Spam”.
• Anda dapat menggunakan label “Penting”, “Dibalas”, “Ditindaklanjuti”, dan “Selesai” untuk melacak kemajuan proyek Anda.
• Anda dapat menggunakan label “Pribadi”, “Kerja”, dan “Sosial” untuk mengkategorikan email berdasarkan topik.

Dengan menggunakan filter dan label secara efektif, Anda dapat mengelola email Anda dengan mudah dan efisien.

12. Bikin Aturan Main untuk Email

Pernah gak merasa inbox email kamu banjir dengan email-email yang gak penting? Atau mungkin kamu kesulitan menemukan email penting di tengah lautan email yang gak penting? Nah, itu tandanya kamu perlu bikin aturan main untuk email kamu.

Kenapa perlu bikin aturan main?

• Membantu kamu fokus: Aturan main bisa membantu kamu fokus pada email-email yang penting dan gak terdistraksi oleh email-email yang gak penting.
• Meningkatkan produktivitas: Dengan aturan main, kamu bisa memproses email lebih cepat dan efisien.
• Menjaga inbox kamu tetap rapi: Aturan main bisa membantu kamu menjaga inbox kamu tetap rapi dan teratur.

Bagaimana cara bikin aturan main untuk email?

1. Tentukan jenis email yang akan kamu terima: Kamu bisa menentukan jenis email yang akan kamu terima berdasarkan kepentingan, frekuensi, dan sumber. Misalnya, kamu bisa memilih untuk hanya menerima email dari orang-orang yang kamu kenal atau dari sumber-sumber yang terpercaya.
2. Tentukan kapan kamu akan memeriksa email: Kamu bisa menentukan kapan kamu akan memeriksa email berdasarkan jadwal kerja kamu. Misalnya, kamu bisa memeriksa email setiap jam atau setiap 2 jam sekali.
3. Tentukan bagaimana kamu akan memproses email: Kamu bisa menentukan bagaimana kamu akan memproses email berdasarkan jenis email. Misalnya, kamu bisa menghapus email yang gak penting, mengarsipkan email yang penting, atau membalas email yang perlu dibalas.
4. Tentukan bagaimana kamu akan mengatur inbox kamu: Kamu bisa menentukan bagaimana kamu akan mengatur inbox kamu berdasarkan preferensi kamu. Misalnya, kamu bisa menggunakan label atau folder untuk mengelompokkan email, atau kamu bisa menggunakan aturan untuk memindahkan email ke folder tertentu secara otomatis.

Contoh aturan main untuk email:

• Hanya menerima email dari orang-orang yang kamu kenal atau dari sumber-sumber yang terpercaya.
• Memeriksa email setiap jam sekali.
• Menghapus email yang gak penting, mengarsipkan email yang penting, dan membalas email yang perlu dibalas.
• Menggunakan label untuk mengelompokkan email berdasarkan jenis email.
• Dengan membuat aturan main untuk email, kamu bisa membuat pengelolaan email kamu lebih efektif dan efisien. Kamu juga bisa mengurangi stres dan meningkatkan produktivitas kamu.
• Tips tambahan:
• Gunakan fitur snooze: Jika kamu gak punya waktu untuk membalas email sekarang, kamu bisa menggunakan fitur snooze untuk menunda membalas email tersebut.
• Gunakan fitur unsubscribe: Jika kamu menerima email yang gak kamu inginkan, kamu bisa menggunakan fitur unsubscribe untuk berhenti berlangganan email tersebut.
• Gunakan aplikasi email yang baik: Ada banyak aplikasi email yang tersedia di pasaran, jadi kamu bisa memilih aplikasi yang paling sesuai dengan kebutuhan kamu.
• Dengan mengikuti tips-tips di atas, kamu bisa menjadi seorang pengelola email yang jago dan gak kewalahan.

13. Gunakan Filter Email

Salah satu cara efektif untuk mengelola email adalah dengan menggunakan filter. Filter email memungkinkan Anda untuk secara otomatis mengategorikan email berdasarkan kriteria tertentu, seperti pengirim, penerima, subjek, atau kata kunci. Dengan menggunakan filter, Anda dapat menghemat waktu dan tenaga dalam mencari email yang penting.

Cara Menggunakan Filter Email:

1. Buka pengaturan email Anda. Setiap layanan email memiliki cara yang berbeda untuk mengakses pengaturan. Biasanya, Anda dapat menemukannya di bagian “Setelan”, “Pengaturan”, atau “Opsi”.
2. Cari menu “Filter” atau “Aturan”. Menu ini biasanya berada di bawah tab “Umum” atau “Akun”.
3. Buat filter baru. Klik tombol “Buat filter baru” atau “Buat aturan”.
4. Tentukan kriteria filter. Anda dapat memilih kriteria seperti pengirim, penerima, subjek, atau kata kunci. Misalnya, Anda dapat membuat filter untuk semua email dari bos Anda, atau semua email yang mengandung kata “penting”.
5. Tentukan tindakan yang ingin dilakukan. Setelah menentukan kriteria filter, Anda dapat memilih tindakan yang ingin dilakukan. Misalnya, Anda dapat memindahkan email ke folder tertentu, melabelinya, atau menghapusnya.
6. Simpan filter. Setelah selesai mengatur filter, klik tombol “Simpan” atau “OK”.

Contoh Penggunaan Filter Email:

• Filter email dari bos Anda: Anda dapat membuat filter untuk semua email dari bos Anda dan memindahkannya ke folder “Penting”. Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah menemukan email-email yang perlu segera ditanggapi.
• Filter email promosi: Anda dapat membuat filter untuk semua email promosi dan memindahkannya ke folder “Spam”. Dengan begitu, Anda dapat mengurangi jumlah email yang masuk ke kotak masuk utama Anda.
• Filter email penting: Anda dapat membuat filter untuk semua email yang mengandung kata “penting” atau “urgent” dan memindahkannya ke folder “Penting”. Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah menemukan email-email yang perlu segera ditanggapi.

Manfaat Menggunakan Filter Email:

• Menghemat waktu: Dengan menggunakan filter, Anda tidak perlu lagi mencari-cari email yang penting. Email-email tersebut akan secara otomatis dikelompokkan berdasarkan kriteria yang Anda tentukan.
• Mengurangi stres: Mengelola email yang berlimpah dapat menjadi stres. Dengan menggunakan filter, Anda dapat mengurangi jumlah email yang masuk ke kotak masuk utama Anda, sehingga Anda dapat lebih fokus pada email-email yang penting.
• Meningkatkan produktivitas: Dengan menggunakan filter, Anda dapat lebih cepat menemukan email yang Anda butuhkan, sehingga Anda dapat lebih produktif dalam bekerja.

Dengan menggunakan filter email, Anda dapat mengelola email dengan lebih efektif dan efisien. Cobalah untuk membuat filter yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan nikmati manfaatnya!